Для получения архивных справок, необходимых для получения государственных, социальных льгот, подтверждения права на пенсионное обеспечение, а также выписок и копий из документов ликвидированных предприятий, необходимо обращаться в архивный отдел администрации города.
При себе иметь следующие документы:
- паспорт;
- копию трудовой книжки (при её наличии);
- копию свидетельства о смерти лица, на которое были оформлены оригиналы запрашиваемых документов (для оформления пенсии по потере кормильца);
- доверенность, оформленную в установленном законодательством порядке (для уполномоченного лица).
В случае утери трудовой книжки необходимо письменно в хронологическом порядке восстановить периоды работы с указанием названия предприятия, наименования подразделения, информации о смене фамилии.
При личном обращении в архивный отдел администрации города заявление составляется по установленной форме.
При почтовом или электронном отправлении заявления следует разборчивым почерком указать: фамилию, имя, отчество в настоящее время и обязательно фамилию в запрашиваемый период (указать год смены фамилии); почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; контактный телефон; информацию, о чем запрашивается архивная справка (подтвердить стаж работы на предприятии либо предоставить сведения о размере заработной платы в период работы); дату и личную подпись.
В обращении, поданном в форме электронного документа, необходимо указать адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ.
Перед тем как обратиться в архивный отдел администрации города с запросом на предоставление архивных данных, рекомендуем получить консультацию у специалиста по начислению пенсий в управлении Пенсионного Фонда по месту жительства и уточнить, какие именно архивные справки необходимы для оформления пенсионных начислений.
Срок исполнения заявления не превышает 30 дней с момента его регистрации. В редких случаях и только с разрешения руководства архивного отдела администрации города срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 15 дней. Об этом в обязательном порядке сообщается заявителю. Например, исполнение заявления может быть затруднено из-за недостаточности предоставленных сведений. Специалисты могут уточнить данные у заявителя и после получения необходимой информации возобновить поиск. Следует учитывать тот факт, что не всегда заявления попадают по нужному адресу. В таких случаях проводится пересылка заявлений по принадлежности, а также информирование об этом заявителя осуществляется в пятидневный срок с момента поступления заявления в архивный отдел администрации города.
Обращаем ваше внимание на то, что работники архивов, в том числе и архивного отдела администрации города, не уполномочены делать какие-либо выводы по тексту, вести подсчеты итоговых сумм заработной платы заявителя. Информация предоставляется только та, которая имеется в архивных документах.